スケジュールを立てる時には、優先順位、重要性、緊急性など、いろんな観点から立てていくことが必要なんですよってお伝えしました。

そして、もう一つ、とっても大事なことがあるんですよって。

その大事なことは、「スケジュールに余裕を持たせること」です。

どのように余裕を持たせるか？

ギッチギチのスケジュールを立てるから、急な来客などのイレギュラーに左右されるんですよね？

時間に余裕があったら？

「そんな余裕なんてありません！」

「やることたくさんあって！」

はい、言い訳～。

余裕ないんじゃなくて、作るんですって。

やることたくさん？

逆に、やること少なくて、しっかりと今の現状と同じお給料もらえるとこありますか？

もしくは、やることが少ないお仕事、それを選べばいいんじゃないですか？

やることが少ないのか、それともやる必要がある一部分をやらされる・やるのか？

責任を持たないというか、責任をあまり考えないのであれば、やることは少なくなるかもしれませんね。

なので、あなたが今のお仕事を選んで、そのお仕事に責任をもって取り組んでいくのなら、効率よくできるように、何とかしたいですよね？

その何とかできるかもしれないですよっていうことで、私なりの業務効率化を書いているんですね。

だから、言い訳とか屁理屈でツッコまないでね！笑

もしかしたら、上司からの命令とかで、期限を限定されてるものがあって、そのスケジュールには余裕が持たせられないって人もいます？

それに関しては、上司からの指示の受け方ですよ。

あなた自身が、ご自分の業務を遂行するスピード等を把握していたら、上司からの期限が無茶とか無理とかなんとなくわかりますよね？

さすがに三日くらいかかるものを一日でやれなんていう上司はいないでしょう。

・・・稀に・・・いるな・・・笑

そこはあなた次第。

命令に従うか、期限を延ばしてもらうか。

内容次第でしょうかね。

私の経験上ですが、理不尽な内容なら期限を延ばしてもらうことですね。

そもそも理不尽なことを命令する上司ですから、その要求も受け入れてもらえないかもしれませんが。

理不尽だと思う上司からのムリっぽい命令に関しては、対処法はないわけではありませんが、今日はやめておきます。

脱線どころではなくなる！

理不尽上司に関して、シリーズ化できるくらい私はネタがありますが、そこまでする価値はないかな。

だって、理不尽なんですから。笑

強引に本題に戻します！

スケジュールを立てる時に、スケジュールの中に余裕を作っていくんです。

その余裕とは？

「何にもしない時間」です。

その業務をしない時間、スキマ時間を、スケジュールに組み込むんですよ。

どこに組み込むか？

それは、業務ごとの区切り部分です。

業務を細分化しましたよね？

その細分化した業務、一つ一つの区切りのところに、業務をしないという空白のスケジュールを組むんです。

時間としては、そうですね。

１０分、１５分から３０分程度ですかね。

私の場合は、細分化した業務を小項目とすると、さらに中項目とか大項目に分類わけ？していて、ん～、細分化したものをちょっと大きなグループ？って言ったらいいかな。

時間で言えば、１時間程度で完了するような業務にして、そこに空白の時間を作ります。

例えば、１時間の業務だったら１時間半くらいのスケジュールを組むんですね。

これで、外からの影響があっても、ほぼ予定通り進められてきています。

外からの影響がなく、順調に業務が進んでいる場合、空白の時間は何をするんですか？

こう思われる人もいるかな？

順調に進んだら、そこで一回リフレッシュしたり、次の工程に進めばいいと思います。

次の工程に進むことで、そして、そこでも外からの影響を受けなければ、さらに余裕が生まれますよね？

私はこのようにスケジュールを組むんですね。

それともう一つ、さらに大きな区切りのところにも、予備の時間帯を設定しちゃいます。

これは極端なことを言えば、丸一日予備日としてスケジュールに入れる場合もあります。

一日じゃなくても、半日程度、予備の日時を組み込むことで、スケジュールはかなり余裕が生まれますよ！

何もしない時間を作ることに抵抗ある人っているのかな？

こういう人もいるかもしれない。

もしかして、こういう人って、あなたが何をするべきか、ご自分の位置や役割を、しっかり理解されていないのかもしれません。

探せばというか、勤務時間帯にやるべき業務はあると思うんです。

必要があって勤務することになっているのですから、あなたの業務を責任をもって全うするならば、やることって見えてきます。

ただ、本当に何もしない時間ができて、本当に何もすることがない時、こういう時って何をしたらいいと思いますか？

私の場合で言うと、そこで業務の見直し、振り返りをすることもあります。

情報収集をすることもあります。

営業戦略を立てることもあります。

その時に感じている、その時に思った問題点を解決するために考える時間にします。

あっ、ここでまた新たなことが出てきちゃったな。

この問題点・・・

常に、自分の業務や、お仕事全体に問題意識をもっているって重要なことだと思うんですよね。

問題意識を持つことで、新たな気づきが生まれます。

その気づきから、何か新しいことを取り入れられるかもしれない。

以前ブログに書いた「気づき」の話になっちゃいますね。笑

なので、強引にまとめますが、スケジュールに何もしないスキマ時間を作ることで、より生産性があがるお仕事になる可能性があるんですね。

そう、これをするためには、もう一つ重要なことがあります。

さて、それは何でしょうか？

・・・

はい、明日にします！