管理者さんの「管理業務」って何ですか？

あなたは、この質問に答えられますか？

訪問介護や訪問看護などの介護サービス事業の管理業務ですが、一言で言うなら「運営の一元管理」ですね。

一元管理？

ヒト・モノ・カネの管理になります。

どうやって管理するの？

管理する方法（手段）は人それぞれででしょうが、管理する具体的な内容は「運営基準・設備基準・人員基準」を調べたら記載されています。

なので、基準で定められていることを管理するのが、「最低限」の管理者さんのお仕事なんですね。

そこで、訪問看護師兼務とか、サービス提供責任者兼務とか、兼務する職種があると、その職種のやるべきことも増えるので、大変なお仕事ですね。

兼務することで、人員基準の管理も一手間二手間増えますしね。

今日は、どんな内容の管理をしなければならないのかっていう概略と、たぶんそれらに付随した？いつもの脱線話をお伝えします。

まず、あなたが管理者さんだと仮定して、あなた自身が自分で何もかも「やらなきゃならない」って思っていませんか？

管理することと実務をすることって違いますよね？

管理業務となっているから、その内容の実務をしなきゃならないって思ってしまう人がいるようなんですが、それだと時間が足りなくなりませんか？

次に「一元管理」って、どういうことか理解していますか？

って、なんか質問形式にしちゃうと「上から目線」みたいに聞こえちゃう人もいるかもしれませんが、そういうつもりはないんですよね。

実は、私がこのブログを書く時、見えない読者のあなたに話しかけるように書いているんです。

会話をしたいなぁって感じでしょうか。

なので、文章としては「間違い」とされる話し言葉が多用されていると思います。

書き言葉って固く感じるし、距離が遠いというか。。。

ビジネスメールなんて、本当に苦手です。

ついつい砕けた表現しちゃいますもん！笑

そこで、会話ってキャッチボールが大切ですよね？

ボールを相手に投げて、相手はボールを受け、また投げ返す。

この繰り返しが、会話だと思うんです。

つまり、ボールは質問って感じなんですね。

私は作家でも何でもないので、文章を書くということは、高校時代の小論文の授業で習った程度です。

読書感想文とかもやってきましたが、書き方を習った記憶はほぼないんですね。

なので、私の表現しやすい方法が、会話というか質問あっての説明なだけなんです。

もし、質問された感じがして、イヤな気持ちになった人がいましたら「ごめんなさい。」

と、思いっきり脱線しましたね。

思ったことを、どんどん書いていくので、実際の会話と同じように、気づいたら違う話になっちゃうことがあるんですね。

管理業務のことだから読んでるのに、「早くせぇ！」ってお声が聞こえそうです。

ということで、本題に戻りますが、ヒト・モノ・カネの管理。

ヒトの管理って言ったら？

利用者さんやスタッフさんでしょうね。

モノって言ったら？

書類や設備でしょう。

カネは？

レセプト関係から経理全般でしょうね。

それを管理するっていうことは、あなたが全部ひとりで実務をやることではないですよね？

スタッフさんが実務を行なったものもあるでしょう。

てか、ほとんどスタッフさんの実務ではないでしょうか？

一元管理っていうのは、簡単に言うと、スタッフさんなどが行なった業務を管理者さんのところに集めて、その一か所で情報や書類などを整えて、いつでも効率的に活用できる状態にすることだと言えると思います。

つまりは、管理者さんが自らすべてを行なうわけではないんですね。

事務員さんもいるかもしれないですし、訪問スタッフさんはいますよね。

それらのメンバーに実務を行なってもらったことを管理する実務を行なうんですね。

また、その管理する前段階の管理業務をも、スタッフさんにやってもらってもいいわけです。

よく？たまに？まれに？ね、「私は事務員だからやりません！」

とか

「訪問するのが仕事なんでやりません！」

っていうスタッフさんがいるとかいないとか。。。

これっておかしな話なんですよね。

管理者の指揮命令のもとで働くスタッフさんが、「やりません」っていう。

これ、介護業界に入ってすごく感じたこと。

なぜ上司の指示や命令に従わないの？

まず、指示されたらやりましょうよ！ってね。

私は、この部分もあるから、管理者さんの管理業務で「ヒト」の部分が難しいんだろうなって思っています。

そもそも管理する以前に、管理させてくれないわけですからね。

なぜ、指示に対して「やらない」って言えるんでしょう？

介護業界だから、人員不足もあるから、まかり通ってる部分もあるのかな？

他の業種だったら、あなたその会社にいられなくなりますよって。

もしくは、その会社に居場所はなくなりますよって。

あと、「カネ」の管理も難しいって話も聞きますね。

なぜなら、ビジネスを学んできていないから。

でも、カネの管理って言っても、そんなに難しいものはないんですよね。

そうですね、予算がきちんと立てられているなら、あとは、足し算引き算掛け算割り算で管理できますからね。

あと、簡単な確率とか統計の方程式？数式？さえできたらね。

カネに関する一部分ではありますけど。

「モノ」も実は簡単なんですが、あえて難しくしちゃってる管理者さんっていますよね。

必要な書類が無かったり、不必要な書類を作ったがために、必要以上に管理する業務ができてしまったりってあるんですね。

それと、一番は「やるべき時にやらない」ことにより、溜めてしまうケースでしょうか。

溜めてからまとめてやるっていう考えの人もいますよね。

ちょこちょこやっても確認したい書類が無かったりするから、まとめてからがいいって。

これも考え方一つなんですよね。

まず、私自身のことで言いますと、溜まった書類を見ると、正直「ふぁぁぁっ」ってため息が出ます。

やる前に、やる気が上がらないんですね。笑

なので、何かを管理するってなったら、業務を細分化します。

一個の業務のゴールを、短くするんですね。

それで、そこまでの書類が揃ったら片づけてしまうっていうやり方です。

これって、自分が何の仕事をどこまで進んでいるか？

とか、スタッフさんはどんな状況かっていうのが把握できるんですよね。

まさに、書類からでも、ほぼタイムリーに状況把握ができるっていうメリットがあるんです。

ただやり方を最初に決めておかないと、書類がとっ散らかっちゃうんで、あなた自身の業務管理能力を把握するのにも役立っちゃうんですね。

それをやるうちに、どうやったらもっと効率的に、どうやったらもっと管理しやすくなるかって考えるので、知恵が出るようになるんです！

メリットだらけだと思いませんか？笑

私がこう思っているだけですので、これをやれっていう訳じゃありませんよ！

と、ここまで書いてきたのですが、「管理業務」ってどういうことか伝わりました？

ヒト・モノ・カネの管理をして、さらには情報を収集し把握して、業務を効率的に遂行させ、そして売り上げを上げる、利益を出すのが管理業務なんです。

これが管理業務なので、具体的にこれはこう、それはこうって表現できなくって。

極端なことを言えば、管理業務のやり方？方法・手段に正解はなくて、やり方ってのはあなた自身で学んでやっていくしかないと思うんです。

そして、管理業務をしなければならないからと言って、労働基準法を破っていいわけではありません。

私自身も、管理業務にてこずって？？？、早朝から深夜まで働いていたことはあります。

まぁ半分は、日中の勤務時間は、自分の仕事よりも、スタッフさんや外部の関係者との時間として優先していたので、自分の業務は時間外で十分って思っていたのでね。

まぁ、進んでブラックな働き方をしていたわけです。

でも、仕事が好きなんでね。

アウトドアほどではありませんが。笑

また脱線！

管理業務のゴールは何でしょう？

これを考えたら、おのずとやることは見えてくると思います。

そのやることをどのように実施していくか？

これを考え、実践していくのが管理者さんのお仕事であり、これすらも管理業務の一つかなぁって思います。

あっ、明日は管理業務をする上で、私が役に立った「時間管理」のことをお伝えします！