昨日最後にお伝えしたように、管理業務をする上で、私が役に立っている「時間管理」についてお伝えしますね。

「時間管理」って聞いたら、どんなことをイメージしますか？

時間にうるさい？

細かい？

どう思うかは人それぞれですが、「時は金なり」っていうように、時間ってとっても大切ですよね。

どのように過ごしても、人はみんな同じスピードで時は過ぎていきます。

あなただけ時が進むのが遅いとかってないですよね？

感覚としての早い遅いはありますが、１秒、１分、１時間と、みんながみんな同じスピードです。

時間を管理できるってことは、時間を大切にしているともいえます。

そして、時間を管理すると、いろんなメリットがあるんですね。

どんなメリットが得られるか、考えてみてほしいですね。

逆にデメリットがあるかどうか？

デメリットが少なく、メリットが多いなら、もしくはデメリットがなく、メリットしかないのであれば、時間管理をしたほうがいいと思いませんか？

メリットがあることをやらないだけで、損しますよね？

ここまで書いたらお気づきの人もいるでしょうが、時間管理ができない人が「時間が無い」っていう言い訳を堂々とするんですね。

決まった24時間をどのように使用するか？

これはあなた次第なんですね。

なので、時間管理っていうのは経営者や管理者に限らず、どんな立場の人でもするべきことだと思っています。

では、どういうことを、どういう風に時間管理するか？

ここのコツ？ポイントを知ったら、今日から、今から行動できますよね！

時間管理ができない人って、時間を大切にしていません。

時間管理ができない人は、自分のスケジュールを立てることができません。

時間管理ができない人は、経験の少なさからか？体感の時間？体内時間？時間の感覚？がちょっとズレている傾向があります。

時間管理ができない人ほど、「後回し」とか「先延ばし」しがちです。

ちょっとだけ話がズレましたが、どのように時間管理をするか？

それは、あなたの行動をまずは記録してみてください。

どんなことでもいいです。

お仕事ならお仕事の業務内容ごとに。

プライベートなら、歯磨きの時間とか風呂の時間とか食事の時間、スマホを見る時間、昼寝する時間、ゲームする時間とか何でも。

せめて１週間、できるなら２週間かそれ以上、あなたの行動をすべて、時間で記録するんです。

そうすることにより、何にどのくらい時間を使っているかがわかります。

時は金なりって冒頭に書きましたが、家計簿をつけている人はいますか？

家計簿は、収入から支出を記録して、お金の使い方を管理しているわけですよね？

家計簿はつけていないとしても、経営者さんや管理者さんだったら、それに代わるものをしていますよね？

あなたの事業の、売り上げと支出状況の確認を。

していないっていう管理者さんがいたとしたら、した方がいいですよ。

なぜなら、「カネ」の管理は管理業務でしょう？

お金の管理をするのと同様、時間をどのように使用したかを把握できれば、管理しやすくなると思いませんか？

お仕事で言えば、書類の確認で、〇〇の書類は何分かかったとか、△△は何分というように、です。

大雑把に〇〇に関する書類ってして、そのかかった時間から〇〇一つの書類に係る時間、平均値を出してっていう方法もありますね。

つまり、自分の行動にかかる時間を把握できていれば、自分のスケジュールを立てることができ、時間管理ができると思いませんか？

ここまで書いて、時間に拘束されているような感覚になるって思ったあなた。

それは大きな間違いです！

時間に拘束されるどころか、時間に余裕ができるんですよね！

想定外のことが起きて、時間がズレることはあります。

その時は、一時的に余裕はなくなることがあるかもしれませんが、どこかで調整できるようになるんです。

つまり、想定外であっても、想像を超えてはいないからとでも言いましょうか。

自分の時間を把握してスケジュールを立てていても、想定していた通りにはなりません。

しかし、あなたの経験値がどのくらいあるかにもよりますが、ある程度のイレギュラーを考えてスケジュールって立てますよね？

もし、この考えられるイレギュラーを想定していなかったら、余裕のないスケジュールになりますよね。

そしてこの想定をする時、想像もすると思うんです。

想像したら、キリがないですよね。

なので、想定の範囲でスケジュールを立てます。

想定外のことで、想像を超えることはそうそうありません。

想像を超えたとしたら、それはたぶんどんな人でも対応不可能な？困難な事態と言えるので、そこまではスケジュールを立てる時に考えないでしょう。

というか、そこまで考えたら、何もスケジュールを立てられません！

ちょっと抽象的な表現だから伝わりにくいでしょうか？

想定と想像の意味を知って、あなた自身の環境で考えると、どういうことを私が言いたいのかが伝わるかなって思います。

なぜ抽象的になるかっていうと、人は皆それぞれに「思考」します。

皆さんそれぞれの思考を知ることは、私には不可能なので、こういう表現になってしまうんですね。

ただいくつか現実的な具体例で言うと、例えば利用者さんとの契約の場面としましょう。

個人情報の利用に関する説明と同意を得て、重要事項を説明して、料金や加算の説明、それらの同意を得て契約という流れが一般的だと思います。

まず、利用者さんがすんなり説明を聞いていただけた場合の所要時間を把握します。

まぁこれはロープレするだけで把握できますよね。

そして次に、どのような利用者さんで、どのような質問をされるか？

署名にかかる時間はどのくらいかを「想定」します。

最大でどのくらいかかるか？

最大でも限度があるので、その限界時間までを想定します。

それを超えるような場合には、説明のどこかをまとめたり、調整することができますね。

このまとめや調整は、書類の内容をきちんとあなた自身が理解している必要がありますし、利用者さんの理解状況によっても変わってきます。

このように想定しておけば、契約説明する前や後の利用者さんとのコミュニケーションの時間なども含めたスケジュールが立てられます。

また、計画書作成だとしても、集中して作成したら、サービス内容が少ない利用者さんは〇〇分、サービス内容が多い利用者さんは〇〇分と時間を把握します。

作成中に、電話がかかってくるかもしれません。

スタッフさんから話しかけられるかもしれません。

いろんな想定ができますよね。

それらの想定を含めた時間でスケジュールを立てるんです。

こういう風にすることで、イレギュラーが起きて、そのスケジュール時間通りにいかなくても、どこかで調整することが可能です。

そしてスケジュールを立てる時に重要なこと、必ずやらなければならない業務以外の時間を作るということです。

その時間があることで、調整することが可能になるんです。

順調に行ったら、その時間はどうするの？って？

そこは、人それぞれですが、私の場合は、戦略を練ったり、新たな知恵を出すためのデータ作成とか、今後につながるお仕事をしますね。

いうなれば、想像する時間でしょうか。

とまぁ、時間管理をすることにメリットがあるのは伝わったでしょうか？

時間に追われるお仕事ではなく、時間を追うお仕事ができますよね。

そして時間管理をするには、経験値も必要だということがご理解いただけたと思います。

では経験値が少ない人はどうしたらいいか？

明日は、経験値が少ない人が経験値を高める方法？を、お伝えしようと思います。