先週、仕事ができる人が実践していることって話をしまして、効率化を考えて実践しているっていう個所がありました。

今日は、この効率化について、ちょっと掘り下げていってみようかなって思います。

仕事に限らず、どんなことでも効率よくできたら時間が有効に使えます。

しかし、今日は生活面までは含めず、仕事面においての業務効率化について考えていきます。

あなたは効率よくお仕事をするにあたり、何か取り入れていることや意識していることはありますか？

効率よくお仕事をしようとしていても、営業電話や急な来客、職場での何かしらのトラブルとかで、効率よく実際はできないっておっしゃる人もいるかな？

んん～、そういう時はあるんですけど、それを言った時点で「言い訳」が始まってますよね。

自分ではどうしようもないこと、外部による影響は致し方のないことです。

それを理由にしてしまっては、何にもできませんよ！

効率よくお仕事をするということは、ハッキリ言ってしまえば、そういうあなたのせいではない何らかの外からの影響を受けたとしても、きちんと進めていけることになります。

だってそうでしょう？

営業電話をする人に、前もって営業電話をするなって伝えられます？

お客さんに、前もっていきなり来るなって言えます？

トラブルを起こすなって、これは言えるか。

でも、誰もトラブルを起こそうとして起こしている人はいないと思うんです。

つまり、仕方のないことです。

では、そういう状況をも踏まえて、効率よくお仕事を進めていくにはどうしたらいいか？

私なりの考えをお伝えしていきます。

まず、どんなお仕事でも、全体像の把握からしていくことが重要なんですね。

これは、あなた一人で完結するものは別として、大概のお仕事は、あなたのお仕事が次につながっていきます。

例えば、訪問看護や訪問介護の訪問実施の記録を書いたら、次に誰がどのような処理をしているか？

そして、最終的にどのように保管されるか？

ここまで考えて記録を書いている人はいるでしょうか？

あなたの次に、誰がどんな業務をするのか。

そしてその業務の最終は何なのか？

ここまでが、全体像です。

事務員さんであっても同じ。

その事務処理は、あなたで最終ですか？

あなたの後に、管理者さんが確認しませんか？

もし管理者さんが確認していないとしたら、それは管理者の怠慢ですけどね。

事業所の一元管理。

事務員さんにやってもらったなら、やってもらっただけでは管理しているとは言えませんよね。

ヤバい傾向だ・・・

脱線方向にまっしぐら・・・

まぁ、いっか。

管理者さんが確認したら、内容によっては経営者さんとかに関わってきますよね。

介護系のお仕事で話せば、やるべきことは毎月一ヵ月単位で繰り返しになると思います。

人員や利用者さんの変更はあったとしても、やることはそんなに変わらないでしょう。

自分に関わるところだけをするっていうのもお仕事ですが、次に関わる人がいるのであれば、そこに悪影響を与えないお仕事をする必要があります。

私の言う全体像とは、その一連の業務になります。

まず、これをしっかりと把握することが重要なんですね。

業務全体から、自分の位置？役割？を確認することです。

これがまずできなければ、業務効率化にはつながっていきません。

あなた一人で事業をしているのでなければ。

全体の中のあなたの位置がわかったら、そこで初めて、自分の仕事の全体像を把握します。

言い換えるとしたら、あなたの仕事のゴール地点です。

あなたはお仕事をする時、その業務のゴールを考えていますか？

指示されたものだけをやっている。

目の前のことだけを処理している。

入社したてならば、そういう時期もあるでしょう。

しかしここでも、入社したばかりでもやれることがあるんですね。

与えられたお仕事、その意味を知るっていうことです。

そして、それがその後どうなっていくか、先輩なり上司なりに聞くことです。

あなたが与えられた業務は、お仕事の中の「点」に過ぎないんですね。

お仕事はつながっています。

点で終わったら、つながりませんよね。

線にしなきゃ！

おっと、また脱線してく・・・

与えられたお仕事をする時に、あなたは時間を計っていますか？

その業務に何分、何時間かかったか？

あなたの業務を効率良くするには、あなたの仕事のスピード、業務をこなせる量と時間を知る必要があるんですね。

これ、やってない人いるんじゃないですか？

例えば、訪問看護計画書を作るのに、だいたい何分かかりますか？って聞かれたらどのように答えますか？

利用者のサービス内容や状態によって、作る時間はかわりますって？

はい、言い訳開始ですね。

まずね、質問は何分って聞かれたんだから、〇分くらいですって答えるべきですよね？

質問された内容と異なる回答をして、会話すら効率よく進みませんよね？

ちょっと厳しめな内容でしょうか？

つまり、このように質問に答えられないとしたら、あなたはご自分のお仕事のスピードを把握していないってことになります。

サービスが一つの利用者さんもいれば、４つも５つもある利用者さんもいるでしょうね。

サービス内容も、個々で違ってきますよね。

じゃあどうするか？

ご自分の業務遂行に対して、その内容を細分化して、そしてその細分化した時間を知ることが必要なんです。

業務効率化をするのに、そこまでする？

そうお思いですか？

そこまでする必要があるんですね。

なぜか？

その理由は、明日お伝えします！