スケジュールの組み方について、今日は独自論を書きますね。

訪問看護や訪問介護などの訪問スタッフは、訪問予定とか訪問スケジュールがあるから、自分の仕事のスケジュール（タイムテーブル）を組むことって少ないかもしれません。

しかし、管理者やサービス提供責任者、事務員さんは、自分で自分の業務のスケジュールを組みますよね？一日単位であったり、週単位、月単位って。

「仕事のスケジュールを組むとき、困っていることはないですか？」

こんな質問をなげかけてみると、たまにこんな返事をいただきます。

「突発的なことだったり、電話がなったり、来客者がいたりするから、スケジュールは作れません！」とか「スケジュール立てても、ほとんどそのようになりません！」

こういう人が実際にいたんですが、スケジュールを組む大切さやスケジュールの組み方を学ぶ機会がなかったんでしょうね。

私のスケジュールの組み方が、100％正解ではありませんし、独自論に過ぎませんが、スケジュールを組んで行動することは、大切だと思っています。

スケジュールがあることで、突発的なことや想定外のことがあっても、その後の対処がスムーズになるんですよね。

私が考えるスケジュールの組み方で、一番大切にしてることは、「その業務を実施する『目的と意味』を理解しているかどうか」なんですね。

次に「平常（通常）時の自分の業務処理のスピード、処理する速さと処理できる業務量を把握しているかどうか」ですね。

そして、視野の広さというか、「業務の全体像を見れているかどうか」です。

他には、優先順位の判断。これは「業務のゴール、着地点が見えているかどうか」です。

あとは、異常時（通常では無いことが起こった時）の対応力。これに関しては、事故や緊急時もあるので、一言で説明するのは困難ですが、事故等の発生時のマニュアルなど、フローチャートがあると思うのですが、それらを理解していることが大切です。さらに、事故等が発生した時に必要な物品等の置き場所を把握していること、使い方等を理解していることが大切になります。他にも記入する書類であったり、連絡経路であったり、いろいろなシチュエーションの異常時があるので、あたふたしないで対応できる準備をしておくことです。

※事業を開設して１年以上経過している事業所で、マニュアル等を一切作っていないというところもありました。最低限の必要なマニュアルは準備すべきですし、何かあった時、訴訟等が起きてから作っても遅いですよ！利用者とスタッフのことを考えているなら、「マニュアルがない」ってことは考えられないことですよね。

異常時のことに触れましたが、スケジュールを組む時は、あたりまえのことになりますが「平常時の状況でスケジュールを組むこと」が大前提です。「異常時が起きることを考えないこと」が大切です。

これは、スケジュールを組むときに大切なので繰り返しの内容になりますが、異常時の対応方法を理解し行動できるよう「準備ができていることが大切」で、「いつ何が起こるかわからないものは考えない」ということです。

スケジュールを組む時、自分の業務を、業務内容ごとに整理できていますか？一つ一つの業務の意味と目的を理解していれば、業務を細分化できます。細分化したもの、つまり「点」の業務を理解しているかどうかが大切です。

「点」の業務を理解していれば、いくつもの「点」の業務が「線」の業務として繋がるし、そこから応用などがされて「面」の仕事として広がり、さらには「立体」の仕事として、仕事の層ができるというか深みがでます。

ちょっと例えが違うかもしれませんが、以前、次のような話を聞いたことがあります。

プロ野球選手の話なのですが、新庄ビッグボスだったかイチローだったか桑田だったか、誰だったか忘れましたが、守備の話になります。

守備でアウトを取るために、打者の打球を捕球して、ランナーをアウトにすべくファーストなりセカンドなりにボールを投げるという、捕球からスローイングの動作があるのですが、

打球を処理するときに、捕球、スローイングは別々の動作なので、それぞれがきちんとできないと、エラーをしたり悪送球をしたりの原因になるってのを聞いたことがあります。

「捕球の動作」をきちんとして、それから「スローイングの動作」をきちんとする。捕球とスローイングの基礎基本がきちんとできて初めて、捕球してボールを投げるという「一連の動作」が、流れるようにできるという話なんですが。

そして、打者が打球を打ってから、打球の方向へ向かうのではなく、打席に立った時から、打球がいつ飛んできてもいいように、体が動いているってことも大切だと。これは、打ってから対応するのではなく（目の前のことに対して処理をするのではなく）、全体像が見えているからこそする「処理速度（能力）と視野の広さ」の部分に該当するかと思います。

一連の業務の「点」の業務をきちんと理解して、「線」にするっていう話は、多くの人が知っていると思うので、説明するまでもないとは思ったのですが、これ（点と線）がわかっていたら、「点」が一つでもきちんとできないと「線」の仕事にならないので、仕事の全体像を見て、その中のどの部分の業務をしているかをきちんと理解することが必要なんですね。

スケジュールの組み方に話を戻しますが、「点」の業務を理解し、そして、その業務を処理・遂行するスピード（処理速度）を理解していれば、スケジュールを立てるのはほんとに簡単なんです。

業務内容を理解したら、今度は自分の業務の処理速度を理解するということです。

私個人のことで言えば、一つ一つの業務の時間を計り平均値を出していました。

そうすると、自分の仕事の「処理速度」を把握しているわけですから、あとは時間で業務内容の「点」を順に並べて「線」に、そして「面」に、「立体」になるように、勤務時間に落とし込んでいけます。

これで、業務を遂行するスケジュールができますね。

そして、これからが重要なのですが、「業務を詰め込み過ぎない」ということです。

「業務を詰め込まなきゃ終わらない！」っていう人がいたとしたら、それは、業務の処理速度が遅いか、あるいは、業務量が多すぎるということです。※あくまでも平常時で考えて、ですよ。

平常時の業務は、８割程度にするのが、私は理想だと思います。

仮に９時から１８時までの勤務で１時間の休憩として、まず、休憩が取れず、なおかつ、勤務時間には業務を処理する以外に時間に余裕がないとしたら、それは、今の業務をこなしているだけで、発展していくものではないでしょう。

「現状維持」を目標としているってとこになるのかもしれませんが、「現状維持」が目標の仕事なら、「発展」「成長」することは難しく、むしろ「衰退」「停滞」「後退」しかねません。

自分の業務処理能力を向上させ、そのうえで、業務内容を８割程度にする。こうすることで、残りの２割で異常時の対応をしたり、異常時がない場合は、「仕事について考える時間」が作れます。

もちろん、異常時ばかりがある日っていうのがあるかもしれません。その場合は、スケジュールを一日単位でなく、週単位、月単位で組んでいるスケジュールの中で調整していきます。

つまり、一日単位のスケジュールも、週単位、月単位も８割程度にするということです。８割程度にできない業務量が与えられていたら、多すぎると思うんですね。自分の業務について、分析したり効率化を考える時間がないのなら、良いパフォーマンスを発揮できません。

この「考える時間」を勤務時間外でやるってのも「あり」ですが、８時間労働をびっちり業務遂行に使っても、集中力が続かないですし、業務の要所要所に「考える時間」を分散していくと、効率の良い仕事ができると、私は思います。

私は、「いつ」というわけではなく、集中しているとき以外は、いろいろ「考えてしまう」タイプなので、勤務時間内も外もありませんが。

話は戻って、８割程度のっていっても、ダラダラやって８割程度の時間をかけて終わるような業務では意味がありませんよ。

なんかね、こういう８割程度なんて話をしたら、言葉の揚げ足を取ってくる人も少なからずいるんですが。。。

８割程度の業務処理能力を発揮するんじゃないですよ！

業務処理能力は向上させて、業務量を８割程度にするんですよ！

今までは、行き当たりばったりの仕事で、なんとなく頭にあるスケジュールで、卒なく仕事をこなしてきた人も少なからずいると思いますが、自分の業務内容と処理能力を分析してスケジュールを組み、自分の業務を自分自身で管理していくと、自身の成長にもつながり、そして事業の発展にもつながると思います！

まぁ、この内容も、読んでくださっている方々にやれって言ってるものではなく、スケジュールを組むときの参考になれば、という内容です。

いろんな方法を「やってみて」、ここに書いた方法も「やってみて」、それでも円滑に業務が進まないとか、異常時対応で追われることばかりだという人がいましたら、業務内容の分析にご協力いたします！

やりもせず「できない」とか「本当に？」とか言っちゃう人いますけど、やらなきゃできないし、やらなきゃ本当かどうかもわかりませんよ！