一発というと大げさかもしれませんが

ご自分の所属する事業所の管理者さんが

書類管理の部分で

きちんと整合性が図られた仕事をしているかどうか

「あればいい」っていうマニュアル作成をしていないかどうか

きちんと書類管理をしているかどうか

これを見極める手段の一つ

あくまでも、いろんな見極め？見抜く？

方法があるのですが

そのうちの一つを

今日はお伝えしようかなって思います。

その確認するものは

「苦情」に関する書類です。

もしお時間がありましたら、

自事業所の、以下に羅列する書類を引っ張り出してきて

内容を見比べてみてください！

①指定申請書類の中の「利用者からの苦情を処理するために講ずる措置の概要」

②運営規程の「苦情の受付・処理体制」に関する事項

③重要事項説明書の「苦情の受付・処理体制」に関する事項

④苦情に関するマニュアル

⑤苦情に関するフローチャート

⑥苦情受付記録

事業所によって、名称は違うでしょうが、

要は苦情の受付に関する書類一式を見てみてください！

まずは、指定申請時に出している苦情処理の内容

次に運営規程

まぁ、この二つは申請時に提出しているので、

内容は整合性が図られているのが大前提です。

もしここで整合性が取れていなかったとしたら、

申請時に受付をした指定権者の担当が「節穴」だったか

事業開設後に、誰かが変更してしまったか、です。

変更してしまっていても

「変更届」でその運営規程を提出していれば問題ありません。

次に

運営規程まで確認したら

重要事項説明書と見比べてください。

まぁ、ここも同じ内容になってるものですが。

ここまでの内容が、文章で表記されていると思うので

次はフローチャートと見比べるといいでしょう。

図式化されたものが、文章の内容と合っているかどうかの確認ですね。

次にマニュアルを見ましょうか。

文章化されたものを、より詳しく書かれていると思います。

それらを確認した後に

苦情受付記録の記載内容を見てみてください。

これらすべての内容が

きちんとされている

こっちには記載があって

こっちには記載が無い項目

つまり書類の項目などに齟齬が無ければ

各書類の内容のつじつまが合っている

その場だけとか

その時だけのやり方ではなく

きちんと運営されているってわかるんですね。

「苦情」の書類を例に話しましたが

同じような感じで

訪問看護計画書や訪問介護計画書も

見るべきポイントがあって

じっくり見なくても

「ここ」と「ここ」と「ここ」って感じで

ちょこっと見るとわかっちゃうポイントってあるんです。

このポイントを押さえておくと

管理業務が格段に効率アップするんですね。

まぁこれが

実地指導対策に繋がっていくんですね。

一つ一つの書類を

穴が開くほどじっくり見比べてってのは確実ですが

きちんとできているものを見極めることが早くできたら

すべてを見る必要ないですからね。

管理者さんは管理をするのが仕事です。

管理をするために

その前段階での時間を割かなければならない書類等があったとしたら

管理が大変になっちゃいます。

管理者さんはやらなければならない仕事がたくさんあります。

その仕事の中でも

どの部分に「重き」をおくか？

優先順位をつけるならどこか？

私は

スタッフ管理と利用者管理だと思います。

書類は

はっきり言っちゃえば

行政対策ですよね。

あと、請求に関してもありますが。

なぜその事業を始めたのか？

金儲けではないと思うんです。

行政に注意されないために、ではないと思うんです。

医療や介護の分野で

困っているご利用者やご家族への支援

ご自分の想いなどを提供するために、事業を始めたと思うんです。

だとしたら

書類に追われてしまう時間は

少しでも軽減したくありませんか？

ってお話でした。